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中山大学哲学系学生助理指导手册(2014年3月版)

发表时间:2014-10-11 | 浏览数: | 作者:哲学系

序章  哲学系办公室学生助理工作概览

 

一、工作职责

1. 接听、转接电话,并做好电话记录。

2. 接待来访人员。

3. 各种文件、资料的发放和记录。

4. 资料和信息的收集、整理、存档和及时更新。

5. 保持工作环境的整洁、舒适。

6. 完成老师分配的具体工作,协助其他老师工作。

7. 熟练掌握办公室日常工作技巧,为同学解答疑问。

8. 接受其他临时工作。

 

二、工作要求

1.   学生助理必须认真、负责、细心、耐心。

2.   原则上要求学生助理必须完整地做完一个学期,按照值班表执勤。如有要事需辞退助理一职,需在一个月前提出申请,申请通过后方能离退;如果在自己执勤当天时段生病请假、有要事或其它原因不能到职,需自己提前联系其他助理替班并告知老师。

3.   值班前助理需先打扫卫生,如扫地,倒垃圾,擦拭电话、整理办公桌等等,务必保证办公室的整洁干净。

4.   值班期间要求穿戴整洁、大方,不允许穿拖鞋、背心,不允许浓妆艳抹、穿着暴露。

5.   值班期间注意爱护公物节约用电,不用的电脑及时关闭,注意空调的使用。

6.   在打扫卫生、办完老师交代的事情后,助理可以自己看书或做作业等。

7.   助理需在《学生助理工作日志》上面记下当值期间收发信件、来电事宜、文件整理以及尚未完成的工作任务等详情,以便和下一班助理查看、接班。

8.   值班结束后,关闭办公室的电脑,整理办公桌上的物品。

9.   各助理应详细阅读本手册,熟练掌握其中的内容。

 

第一章  学生助理工作意识

 

一、责任意识

·认真完老师布置的各项任务。接手任务的助理要对整个工作负责到底,明确    工作的交接,并及时向老师汇报任务的完成情况。

·办事要做到认真、严谨、踏实、细心,保持高度的工作热情。

·认真诚实。认真如实填写个人考勤表、值班交班本,电话记录本等各类表格

 

二、保密意识

·对于未经证实或未向外公布的消息不得在同学中传播,保护同学的隐私信息。

·不可将工作内容作为日常聊天的谈资。当不确定对话对象时,不得将单位老师的手机号码外泄给其他人。

·如要将纸质材料作废纸使用时,要注意检查是否有单位公章,如有要将其用黑笔划掉。

 

三、服务意识

·热情大方。注意在办公室内的言行,待人接物要有礼貌,遇有同学要办事应积极热情帮助。接听电话时用语要多用谦辞,语气要柔和。语速适中,做到让对方能够明白、理解和满意

 

四、主人翁意识

· 主动积极。办公室助理应主动积极了解各类表格、办公室用品的存放,各类资料的正确填写,以便及时为同学们解答疑问。要有主动办事的精神和高度的服务意识。在工作过程中要多思考,针对办公室工作提出自己的看法和建议。充分发挥主人翁的精神。

 

 第二章    学生助理基本礼仪与纪律

 

一、办公室仪容仪表

1.衣着朴素大方,不穿奇装异服;男生不得穿短裤、无袖上衣;女生不得穿超短裙、短裤、吊带等过于暴露的衣物;

2.不得穿拖鞋以及类似拖鞋的凉鞋;

3.男生头发清爽,不留长发,不蓄胡须;女生不涂脂抹粉,不带首饰。

 

二、工作纪律

1.原则上要求学生助理完整地做完一个学期,按照值班表执勤。如有要事需辞退助理一职,需在一个月前提出申请,申请通过后方能离退。

2.按时上下班,不迟到,不早退。助理原则上按照排班上班,如遇特殊情况确需请假的,须提前至少半天向负责老师说明情况,并提前找到人顶班;对于请假、换班、旷班都要有严格记录,以作为助理考核标准。

3.尽快熟悉自己的业务工作,认真细致,有始有终。

4.如果需要离开办公室应向老师说明情况和去向;

5.未经老师允许,不得私自使用老师的电脑;

6.借用老师的东西,要及时归还原处;

7.如实填写自己的上班时间考勤表;

8.准时参加办公室例会(一般一月一次),不得无故缺席;

9.节约办公用品;(例如纸杯、文具等)

10.不用办公室电话打私人电话。

 

 

注:学生助理上班时间

 

周一至周五:早上 8001200

下午14301730

 

第三章  学生助理如何规范工作

 

1. 接、打电话

1)语气、态度要真诚诚恳

 你的情绪,语气和姿态都能通过声音的变化传达给对方。接、打每个电话,态度要诚恳,语言要适当。接电话时应说:“ 您好,中大哲学系”。如果老师恰好不在办公室(或外出办公),应该说:“不好意思,老师有事情走开了,请问需要帮您留言吗?如果您有急事的话,或者您可以打老师的手机。”老师不在时,助理需告诉对老师出去及回来时间,并问清对方具体事情、是否需要留电话等老师回复,然后在《学生助理工作日志》上记下来电人、来电单位、来电事宜、来电号码、是否需要回电等详细事宜。

2)应尽快应答电话

     听到电话声,应准确迅速拿起听筒,最好在三声之内接听。若长时间无人接电话,或让对方久等是很不礼貌的,特别是对方有急事的时候。记住,你代表的是哲学系办公室的形象,第一印象非常重要,应该重视这一点。

3)做好电话记录,所有电话记录填写到电话接听登记表中。

     随时牢记5W技巧

     5W指: when(何时) who(何人) where(何地) what(何事)

 why(为什么)

4)礼貌地挂断电话

     要结束电话交谈时,一般应当由打电话的一方先提出,然后说:再见。等对方挂了电话之后再挂电话,不可只管自己讲完就挂电话。

(5)遇到紧急事情时,应尽快通知相关负责老师,如果老师电话不能接通,再联系本科室其他老师。

6)办公室电话为学校资源,不得拨打私人电话。

 

2. 接待工作

学生助理在一定程度上代表着哲学系党政办的形象,因此,在上班期间要注意自己的日常用语和仪表仪容。接待老师、同学时应注意礼貌,要热情、大方。

1)接待同学时

有同学或其他人来办公室的时候,应该说:“你好,请问有什么可以帮忙的吗?”如果老师不在应该说:“不好意思,老师有事情走开了,请问是很紧急的事情吗?”如果事情紧急的话,可以打老师的手机询问老师意见;如果事情不紧,可以让同学稍等或者找时间再过来。(老师在外时办公室的来电来访务必做好登记,并在老师回来后及时向老师反馈。)

在同学前来办事的时候,一定要给与详细的指导,耐心的帮助同学解决问题。特别是当同学需要填写相关表格时,要先说明有关的规范,填写完以后要仔细帮助同学检查。

 

2)接待老师时

    在其他老师前来办公室时,要热情接待,为老师引领,请坐,端茶(纸杯放在饮水机的储物格)。

 

3. 收、发文件

(1)复印文件。 复印机在系办502,密码为888888

(2)接收文件时,应先在文件接收登记表上进行登记,并及时交给相关的老师查看。

(3)如需全部老师查看的,应尽快将文件送给各位老师查阅并签名;如果老师有事不在,就在工作交接表中填写好相关记录,交给下一位值班助理,并及时通知需要查阅该文件的老师。

(4)要发往东校的纸质版文件,需装信封(根据情况可循环使用旧信封),在信封面写好接收方信息后密封,交由老师统一发送。

(5)送文件去其他办公室,若需要接收的老师签收,将签收单复印两份,两份都需让接收的老师签名,其中一份留给接收文件的老师,一份拿回存档

 

4. 内务整理

1)文件资料分类

使用频率较低的文件:做到分类、归档之后就能够在需要的时候及时提取。设立好索引,放在尽可能可见但不妨碍正常工作的地方。

使用频率较高的文件:做到分类、归档工作。放在显眼的地方,并且设立好索引。做到随时需要随时抽取。

2)办公文具:笔、订书机、剪刀、便签、胶水、回形针等

3)其他物品:饮水机、水杯、桌椅、窗户、其他电器等

 

5. 办公物品使用

1)当使用办公室物品时,要小心,避免损坏。用完后应放回原来的地方,不要随意乱丢。

2)当办公室物品缺乏时,应及时告知502公室何老师并领取。

3)熟悉常用的502办公室物品的存放地点(如复印机、碎纸机和扫描仪)

4)办公室废纸的整理排放,由于办公室的废纸中有一些是同学们的资料,因此需要好好归类,保存,不能随便丢弃。有学生个人信息的纸张,反面使用后务必放入碎纸机碎掉。

 

6. 办公室物品的维护

1 电脑的维护

1)   老师的电脑未经允许,请勿随意使用。

2)   助理电脑使用注意事项:不能下载大件东西,不能玩游戏,要时刻保持电脑内部整洁干净,为大家工作提供一个良好设备基础保证。

 

2) 门窗的维护

1)   由于办公室的文件,物品都很重要,因此安全问题必须注意。

2)   如果助理发现门窗有损坏,应及时报告老师,通知相关单位进行修理。

3)   每天值班助理下班时应注意把门窗锁好。

 

3)关于饮水机的维护

1)   每天上下班的时候最后离开的助理应注意关闭饮水机的电源。

2)   如果发现水快没有了,应及时到502办公室复印机室中拿新水更换,并把空桶放到复印机室,做到各办公室的饮用水不缺、不断。(男助理应该主动承担换水的工作)

 

4)关于办公用品的维护

1)   办公室的笔,剪刀,及各种文具应维护好,如果有同学使用,用完后请放回原位。

2)   请注意节约使用办公室的各种物品,如水杯,打印纸等等。

 

5) 打印机的维护

1)使用打印机前需先打开打印机左侧的开关。

2)由于办公室的打印机有时会卡纸,因此使用时应注意把纸放平整,减少卡纸的次数。如果发生了卡纸的情况,请会处理的助理小心处理或者告知何老师。

3)打印机的墨盒和碳粉使用的周期大概为2个月,如果发现打印的纸上出项一条横线或打印模糊的时候,请注意及时报告老师,并及时购买。

 

6)电话的维护

1)   电话使用后记得放回充电的地方,避免电话没有电。

2)   电话出现问题应及时联系人员进行修理。 

 

7. 接受老师布置的任务

首先,应听明白老师的具体要求,不明白的先问清楚,最后重复一次请老师核准。 然后,思考事情应该如何去做。最后,事情完成后,应及时告知老师事情已完成。

 

8. 工作交接

当某项任务无法及时完成时,应注意及时填写工作交班本或向负责老师反馈,写清楚需要交接的助理、事情的详细内容。如果事情紧急,应及时发短信或打电话通知要交接的助理。当另一位助理接手事情,完成后应告知通知者已完成任务,确保工作交接及时。